Όταν τη δεκαετία του ’90 άρχισαν να γίνονται δημοφιλείς οι υπογραφές email, οι αποστολείς το παράκαναν λίγο προσθέτοντας πάρα πολλές εικόνες, την αγαπημένη τους φράση και τη χαρακτηριστική γραμματοσειρά Comic Sans, συνήθως με πολλά χρώματα! Η υπογραφή email πρέπει να δείχνει επαγγελματική και το περιεχόμενο της πρέπει να εξυπηρετεί έναν σκοπό.
Δες 6 καλούς λόγους για να χρησιμοποιήσεις μια υπογραφή στο email σου.
1. ΠΡΟΩΘΗΣΕ ΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΣΟΥ ΜΕ ΚΑΘΕ EMAIL
Εάν στέλνεις πολλά επαγγελματικά emails κατά τη διάρκεια της ημέρας, η υπογραφή email μπορεί να λειτουργήσει σαν βιτρίνα για την επιχείρηση σου και να κάνεις γνωστό το brand σου. Το τέλος του email σου είναι δωρεάν χώρος διαφήμισης, γιατί να μην το εκμεταλλευτείς;
2. ΑΠΟΚΤΗΣΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ
Υπάρχουν φορές που έχω στείλει email σε κάποιον σχετικά με την επιχείρηση του και καταλήγει να με ρωτάει για τη δική μου επιχείρηση, απλά επειδή είδε την υπογραφή του email μου. Εάν δεν είχα συμπεριλάβει μια υπογραφή email, αυτό το άτομο δε θα ήξερε ποτέ ότι προσέφερα τις υπηρεσίες που έψαχνε.
3. ΒΟΗΘΗΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΑΛΗΠΤΗ ΝΑ ΒΡΕΙ ΕΥΚΟΛΑ ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΣΟΥ
Τελειώνοντας τα emails σου με τις πληροφορίες επικοινωνίας σου, δεν υπάρχει περίπτωση οι πελάτες σου να μην ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σου. Είτε είναι η ιστοσελίδα σου, είτε το τηλέφωνο ή η διεύθυνση σου, όλη η πληροφορία είναι στα χέρια τους όταν την χρειαστούν. Και αυτό δεν είναι καθόλου κακό για την επιχείρηση σου.
4. ΑΠΟΚΤΗΣΕ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΟΥΣ FANS
Εάν θέλεις περισσότερους fans στη σελίδα σου στο Facebook ή στο Twitter, πρέπει να κάνεις γνωστή στους πελάτες σου τη διαδικτυακή σου παρουσία! Μπορείς και πρέπει να συμπεριλάβεις links για τις σελίδες σου στα social media στην υπογραφή του email σου.
5. ΟΛΕΣ ΟΙ ΜΕΓΑΛΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΤΟ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝ
Υπάρχει λόγος που όλες οι εταιρίες τηλεφώνου προσθέτουν το μήνυμα “Sent by my iPhone” ή το “Sent by my Samsung” στο τέλος των εξερχόμενων emails, αν και δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη να το αλλάξει. Το κάνουν για να γίνει γνωστό το brand τους. Εάν αυτές οι μεγάλες εταιρίες θεωρούν ότι το brand τους πρέπει να εμφανίζεται στα emails σου, γιατί να μην το χρησιμοποιήσεις για να προωθήσεις το δικό σου brand;
6. ΦΑΙΝΕΣΑΙ ΠΙΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΑΣ
Μπορεί να δουλεύεις από το σπίτι με τις πιτζάμες και να τρως fast-food αλλά αυτό δε χρειάζεται να φαίνεται και στην υπογραφή του email σου 
. Χρησιμοποιώντας μια επαγγελματικά σχεδιασμένη υπογραφή email, στέλνεις το σωστό μήνυμα στους πελάτες σου, παλιούς και νέους, ότι είσαι επαγγελματίας και μπορούν να σε εμπιστευτούν. Ακόμα κι αν φοράς παντόφλες όταν πατάς Αποστολή email!
Τι πρέπει να έχει η υπογραφή του email σου;
1. ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΤΡΕΙΣ Η ΤΕΣΣΕΡΙΣ ΓΡΑΜΜΕΣ, ΟΧΙ ΠΑΡΑΠΑΝΩ.
Μην το πολυσκέφτεσαι. Το μόνο που χρειάζεσαι είναι:
Ονοματεπώνυμο
Επαγγελματικός Τίτλος (προαιρετικά), Εταιρία (με link στην ιστοσελίδα)
Αριθμός Τηλεφώνου ή Διεύθυνση
Παράδειγμα:
Άτζυ Κουσινιώρη
Web Developer & Blogger, AgKous.gr
+30 2101234567
Μόλις έχεις τη βασική μορφή, πρόσθεσε μια ή δυο από τις παρακάτω επιλογές για να γίνει πιο προσωπική.
Πρόσθεσε τα προφίλ σου στα social media για να δείξεις το επαγγελματικό σου brand.
Ανάλογα με τη θέση της δουλειάς σου και την παρουσία σου στα social media, μπορεί να θέλεις να συμπεριλάβεις το προφίλ σου στο LinkedIn, το Twitter ή την επαγγελματική σου σελίδα στο Facebook.
Παράδειγμα, η δική μου υπογραφή email είναι η εξής:
Άτζυ Κουσινιώρη, Web Developer & Business Blogger
https://agkous.gr
Συμπεριέλαβε περιεχόμενο που δείχνει την ειδίκευση σου
Έχεις ένα προϊόν που θέλεις να πουλήσεις; Ένα άρθρο σε blog που περιγράφει ακριβώς τις υπηρεσίες που προσφέρεις; Μοιράσου το στην υπογραφή του email σου κάπως έτσι:
Άτζυ Κουσινιώρη
Web Developer & Business Blogger, #1 Google Rank Post Blog
* Πώς να γίνεις επιτυχημένη Fashion Blogger;
Ένα link ή κουμπί που λέει στον αναγνώστη να κάνει κάτι (Call–to–Action)
Πρόκειται για μια γραμμή κειμένου ή κουμπί που προτρέπει τον παραλήπτη να κάνει μια ενέργεια. Η ενέργεια που θέλεις να κάνει ο παραλήπτης μπορεί να είναι οτιδήποτε: να κανονίσουν μια συνάντηση μαζί σου, να παρευρεθούν σε μια εκδήλωση, να κατεβάσουν ένα ebook, κτλ.
Για παράδειγμα, δες πώς μπορείς να προτρέψεις κάποιον να επισκεφτεί το blog σου:
Άτζυ Κουσινιώρη, Web Developer & Business Blogger
https://agkous.gr
Δείτε πώς να βελτιώσετε τη διαδικτυακή σας παρουσία.
Σημαντικό! Το να συμπεριλάβεις κάθε αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση email ή λογαριασμό στα social media είναι υπερβολή. Στην πραγματικότητα, όσο περισσότερα links προσθέτεις, τόσο λιγότερες πιθανότητες έχεις ο παραλήπτης να κάνει κλικ σε κάποια από αυτά.
Δες ένα παράδειγμα υπερφορτωμένης υπογραφής email (οι πληροφορίες είναι φανταστικές…):
Άτζυ Κουσινιώρη
Web Developer & Business Blogger
AGKOUS.GR – Επαγγελματικές Υπηρεσίες Internet
Οδός 123
10200 Αθήνα, Ελλάδα
Τηλ.: +30 2101234567
Fax: +30 2101234567
Κιν.: +30 6977777777
Email: ak@agkous.gr
Ακολουθήστε με στο Twitter: https://twitter.com/agkous
Κάντε Like στο Facebook: https://facebook.com/Agkous.Gr
https://agkous.gr
https://agkous.gr/blog
Η υπογραφή αυτή περιέχει 13 γραμμές κειμένου και 6 συνδέσμους. Φαντάσου πόσο οδυνηρά δύσκολο θα είναι να διαβαστεί σε κινητό.
2. ΜΗ ΒΑΖΕΙΣ ΤΟ EMAIL ΣΟΥ ΣΤΗΝ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΟΥ EMAIL ΣΟΥ
Είναι λίγο περίεργο να συμπεριλαμβάνεις το email σου στην υπογραφή email. Είναι σαν να βάζεις δύο φορές τη διεύθυνση σου στο φάκελο που στέλνεις ένα γράμμα. Ή όταν συστήνεσαι με κάποιον να λες δυο φορές το όνομα σου.
Είναι ανούσια χρήση χώρου γιατί σε οποιοδήποτε πάροχο email, τοποθετώντας το ποντίκι σου πάνω στο όνομα του αποστολέα εμφανίζει τη διεύθυνση email του, εάν δεν είναι ήδη ορατή. Επίσης, μπορείς πάντα να πατήσεις Απάντηση.
Χρησιμοποιήσε αυτόν το χώρο για να συμπεριλάβεις κάτι που προσθέτει πραγματική αξία, για παράδειγμα, links στα social email, το blog σου, τα projects σου, κτλ.
3. ΣΥΜΠΕΡΙΕΛΑΒΕ ΜΙΑ ΕΙΚΟΝΑ
Οι περισσότεροι άνθρωποι απομνημονεύουν καλύτερα τις εικόνες παρά το κείμενο. Όμως, υπάρχει συγκεκριμένο είδος εικόνων που μπορούν να κάνουν την υπογραφή του email σου να αποτυπωθεί στη μνήμη κάποιου. Είναι πιο πιθανό να θυμηθείς ένα πρόσωπο ή ένα λογότυπο που συναντάς πιο συχνά.
Για παράδειγμα,
Άτζυ Κουσινιώρη
Web Developer & Business Blogger
Website: https://agkous.gr
Blog: https://agkous.gr/blog
Αυτό συμβαίνει γιατί, όπως δείχνουν οι έρευνες, οι φωτογραφίες που απομνημονεύονται περισσότερο είναι αυτές που περιέχουν ανθρώπους. Οι ψυχολόγοι έχουν επίσης βρει ότι οι έγχρωμες φωτογραφίες απομνημονεύονται καλύτερα από ότι οι ασπρόμαυρες.
Δες εδώ πώς μπορείς να προσθέσεις μια υπογραφή email στο email σου:
Υπογραφή Email στο Outlook 2013 και 2016
Υπογραφή Email στο Outlook 2010
Αν δυσκολεύεσαι με την υπογραφή email σου μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μου!
Χρησιμοποιείς υπογραφή στα emails σου; Μπορείς να μοιραστείς μερικές ιδέες σου στα σχόλια παρακάτω!
